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Location : documents remis par le bailleur

Mis à jour le 15 juin 2017
par « direction de l'information légale et administrative »

Le bailleur est tenu de remettre au locataire un certain nombre de documents lors de la signature du contrat de location et en cours de bail.

¤ SITUATION 1 : LOGEMENT VIDE

Documents annexes au contrat de bail

Des documents informatifs sont à remettre au locataire au moment de la signature du contrat de bail ou de son renouvellement.

La liste des documents dépend de la date de signature ou de renouvellement du bail :

* Cas 1 : À partir de janvier 2018

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

  • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement ;

  • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé ;

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la maire) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

* Cas 2 : Entre juillet et décembre 2017

La liste des documents à annexer est également fonction de la date du permis de construire de l'immeuble collectif dont fait partie le logement.

Si le permis a été délivré après janvier 1975 :

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la maire) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

Si le permis a été délivré avant janvier 1975

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

  • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement ;

  • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé ;

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la maire) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

* Cas 3 : Entre mars et juin 2017

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la maire) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

* Cas 4 : Entre juin 2016 et février 2017

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

* Cas 5 : Entre août 2015 et mai 2016

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

* Cas 6 : Entre le 27 mars 2014 et le 31 juillet 2015

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Quittances de loyer

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son mandataire) est tenu de transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande.

Toute clause du contrat de bail faisant supporter des frais de quittance est considérée comme non écrite (illégale).

La quittance porte sur le détail des sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges du montant de la participation éventuelle du locataire aux travaux d'économie d'énergie engagés avant la signature du bail.

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire est tenu de délivrer un reçu pour la somme versée.

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur ou son représentant peut transmettre la quittance par mail.

Justificatifs de charges

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié.

Ainsi les demandes de provisions sur charges, comme les régularisations annuelles, sont justifiées par la communication :

  • de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,

  • du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),

  • le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,

  • et une note d'information sur les modalités de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte, le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justifiant la récupération des charges.

Lorsque la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

En cas de litige sur le montant des charges locatives, la commission départementale de conciliation peut être saisie pour tenter de trouver une solution amiable.

Si aucune solution n'est trouvée ou si les parties ne s'adressent pas à la commission de conciliation, le tribunal d'instance est compétent.

Attention

Attention : depuis le 1er septembre 2015, le bailleur doit transmettre au locataire qui le lui demande le récapitulatif des charges du logement par courrier électronique ou postal.

¤ SITUATION 2 : LOGEMENT MEUBLÉ

Documents annexes au contrat de bail

Des documents informatifs sont à remettre au locataire au moment de la signature du contrat de bail ou de son renouvellement.

La liste des documents dépend de la date de signature ou de renouvellement du bail :

* Cas 1 : À partir de janvier 2018

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

  • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement ;

  • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé ;

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

* Cas 2 : Entre juillet et décembre 2017

La liste des documents à annexer est également fonction de la date du permis de construire de l'immeuble collectif dont fait partie le logement.

Si le permis a été délivré après janvier 1975 :

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

Si le permis a été délivré avant janvier 1975

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de l'électricité, le bailleur peut fournir :

  • un état de l'installation intérieure de l'électricité réalisé depuis moins de 6 ans dans le cadre de la vente du logement ;

  • ou une attestation de conformité relative à la mise en conformité ou à la mise en sécurité de l'installation électrique délivrée depuis moins de 6 ans par un organisme agréé. A défaut, si l'attestation ne peut être fournie, la déclaration de l'organisme agréé ;

En remplacement de l'état de l'installation intérieure de gaz, le bailleur peut fournir :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

* Cas 3 : Entre mars et juin 2017

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Si le logement est situé dans une zone d'habitat dégradé, sa mise en location (le renouvellement et la reconduction du bail n'y sont pas soumis) peut nécessiter (renseignez-vous auprès de la mairie) :

  • l'obtention d'une autorisation préalable à annexer au contrat de bail ;

  • ou le dépôt d'une déclaration contre récépissé, dont une copie doit être remise au locataire.

* Cas 4 : Entre juin 2016 et février 2017

Un dossier de diagnostic technique, qui comprend :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

D'autres documents doivent également être annexés au bail :

Le contrat de location doit obligatoirement s'accompagner de :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

* Cas 5 : Entre août 2015 et mai 2016

Le contrat de location doit obligatoirement s'accompagner de :

A noter

À noter : l'extrait porte sur la destination de l'immeuble, la jouissance des parties privatives et communes ainsi que sur la quote-part afférente au logement loué dans chacune des catégories de charges.

Un dossier de diagnostic technique doit également être annexé. Il se compose de :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

* Cas 6 : Entre le 27 mars 2014 et le 31 juillet 2015

Le propriétaire a l'obligation d'annexer les documents suivants :

  • l'état des lieux établi lors de la remise des clés ;

  • un inventaire et un état détaillé du mobilier.

Un dossier de diagnostic technique doit également être annexé. Il se compose de :

A savoir

À savoir : le diagnostic amiante n'a pas à être annexé au contrat de bail, mais doit être tenu à la disposition du locataire qui en fait la demande.

Quittances de loyer

Pour chaque loyer réglé, le propriétaire (ou son mandataire) est tenu de transmettre gratuitement une quittance de loyer au locataire qui en fait la demande.

Toute clause du contrat de bail faisant supporter des frais de quittance est considérée comme non écrite (illégale).

La quittance porte sur le détail des sommes versées par le locataire, en distinguant le loyer et les charges du montant de la participation éventuelle du locataire aux travaux d'économie d'énergie engagés avant la signature du bail.

Si le locataire ne paie qu'une partie du loyer, le propriétaire est tenu de délivrer un reçu pour la somme versée.

Avec l'accord exprès du locataire, le bailleur ou son représentant peut transmettre la quittance par mail.

Justificatifs de charges

Le contrat de bail peut prévoir le paiement des charges :

  • au réel,

  • ou au forfait.

Si le contrat de location prévoit le paiement des charges au réel (et non pas au forfait), le bailleur doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.

Les charges récupérables auprès du locataire doivent être listées au sein du contrat de bail.

En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé.

Attention

Attention : si un forfait de charges est prévu, aucun justificatif n'est à présenter mais le montant du forfait doit être réaliste.

Si le bail prévoit un forfait de charges son montant est établi sur la base de la liste des charges locatives, ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné à la réalité.

Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de la variation annuelle de l'IRL.

Le système du forfait ne permet pas de procéder à des régularisations ou compléments ultérieurs.

Si le bail prévoit la récupération des charges locatives au réel, le bailleur qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.

La régularisation annuelle doit comparer le total des provisions versées par les locataires avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié par la communication :

  • de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,

  • du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),

  • le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,

  • et une note d'information sur les modalités de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,

Si la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Paiement des charges "au réel"

Si le contrat de location prévoit le paiement des charges au réel (et non pas au forfait), le bailleur doit remettre au locataire qui en fait la demande les justificatifs des charges qu'il lui impute.

Les charges récupérables auprès du locataire doivent être listées au sein du contrat de bail.

En pratique et pour prévenir tout litige, il est souhaitable de se référer à la liste des charges locatives applicables aux logements vides relevant du secteur privé.

Paiement des charges au forfait

Si le bail prévoit un forfait de charges, son montant est établi sur la base de la liste des charges locatives. Ce montant ne doit pas être manifestement disproportionné à la réalité.

Il peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, c'est-à-dire en fonction de la variation annuelle de l'IRL.

Le système du forfait ne permet pas de procéder à des régularisations ou compléments ultérieurs.

Si le bail prévoit la récupération des charges locatives au réel, le bailleur qui procède à une régularisation annuelle des charges doit la justifier.

La régularisation annuelle doit comparer le total des provisions versées par les locataires avec les dépenses effectives engagées par le propriétaire pendant l'année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire doit reverser le trop-perçu au locataire et, dans le cas contraire, demander un complément.

Le montant des charges récupérées par le bailleur doit être justifié par la communication :

  • de résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges,

  • du budget prévisionnel si le logement est situé dans un immeuble en copropriété.

Un mois avant la régularisation annuelle envisagée, le bailleur doit en outre communiquer au locataire :

  • le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur...),

  • le mode de répartition entre les locataires si le logement est situé dans un immeuble en copropriété,

  • et une note d'information sur les modalités de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs.

Le bailleur doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble de ces pièces pendant les 6 mois suivant l'envoi du décompte,

Si la régularisation n'a pas été effectuée dans l'année suivant leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

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A noter

Pour faciliter les procédures des français dans leurs déménagement, le gouvernement a ouvert un nouveau portail permettant de mettre à jour ses données auprès de plusieurs organismes de l’administration : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/R11193. Un déménagement se prévoit à l’avance, comme le choix du mode de déménagement, l’inscription des enfants dans leur nouvel établissement scolaire, l’inscription sur les listes électorales, etc. Voici une liste des démarches : pour bien préparer son arrivée dans le nouveau domicile. En ce qui concerne les abonnements internet et téléphone, un transfert de ligne peut être demandé à son opérateur si le logement est éligible. Sinon, l’activation de ligne est nécessaire auprès d’un autre. Dans le cas d’un logement neuf, une demande de construction de ligne doit être effectuée à l’avance. Le changement d’adresse du contrat d’énergie doit être signalé à son fournisseur d’énergie ou celui de son choix. En cas de compteur coupé, le déplacement d’un technicien peut être nécessaire. Si l’énergie est toujours en service, la démarche EDF consiste à fournir l’adresse du nouveau domicile ainsi que les relevés compteur.

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